TABLE DES MATIÈRES

PROTOCOLES

• Rencontre avec les parties
• Personnes de confiance et observateurs
• Déclaration préliminaire de l'agent de résolution de litiges (ARL)
• Surmonter les obstacles
• Caucus
• Sommaire de l'entente
• Inscription volontaire au programme
• Retrait du programme

PROTOCOLE - RENCONTRE AVEC LES PARTIES

Toronto

• Vérifiez dans la salle du MARL réservée si le conseil du ministre est arrivé. Ce n'est généralement pas le moment de discuter de questions importantes concernant l'affaire en cause.
• Si la présence d'un interprète est prévue, vérifiez s'il est arrivé. S'il ne l'est pas, demandez au commis préposé aux cas d'appeler la Section des services d'interprétation.
• Peu avant l'heure à laquelle la conférence doit commencer, allez à la réception du deuxième étage pour appeler l'appelant (et le conseil, si l'appelant est représenté).
• Accompagnez l'appelant et le conseil à la salle du MARL.
• Si l'appelant (et/ou son conseil, s'il est représenté) n'est (ne sont) pas arrivé(s), vérifiez à la réception toutes les cinq minutes jusqu'à son arrivée ou jusqu'à ce qu'il se soit écoulé trente minutes.
• Si l'appelant (et/ou son conseil) arrive(nt) en retard, rappelez-lui (leur) l'importance de commencer à l'heure.
• Si l'appelant arrive mais pas son conseil, demandez à la partie si elle souhaite poursuivre. Déterminez si, dans les circonstances, il est indiqué de poursuivre.
• Si l'appelant n'arrive pas (ou si le conseil n'arrive pas et que sa présence est essentielle), envisagez les éventualités suivantes :
  • téléphoner au bureau de l'appelant ou du conseil ;
  • reporter la conférence ;
  • procéder comme s'il s'agissait d'un défaut de comparaître et renvoyer l'affaire à une audience sur le défaut de comparaître.
• Si le conseil du ministre ne se présente pas, appelez le bureau de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) au [numéro].
• Si une personne de confiance à l'appelant ou un observateur se présentent, respectez le protocole décrit ci-dessous.
• Quand tous les participants convoqués se trouvent dans la salle, commencez la conférence du MARL.

Vancouver

Respectez le protocole ci-dessus, à trois exceptions près :

• Le conseil du ministre se rend à la salle du MARL.
• Après avoir été informé de l'arrivée de l'appelant (et du conseil), accompagnez les participants à la salle du MARL qui se trouve à l'autre étage.
• Si le conseil du ministre ne se présente pas, appelez le bureau de CIC au ………… [numéro].

PROTOCOLE - PERSONNES DE CONFIANCE ET OBSERVATEURS

Personnes de confiance

Nota : Le conseil ne fait pas partie des « personnes de confiance ». Compte tenu de la nature du MARL et des contraintes de temps, les personnes de confiance ne participent généralement pas à la conférence du MARL. Toutefois, le cas échéant, elles se borneront le plus souvent à répondre à des questions.

• À l'arrivée d'une personne de confiance, décrivez-lui son rôle au départ.
• Expliquez que le MARL se limite habituellement aux parties et à leurs représentants et demandez à la partie qui a emmené la personne de décrire le rôle qu'elle comptait lui voir jouer. Ce rôle pourrait être indiqué ou non dans les circonstances.
• La partie peut par exemple demander que la personne de confiance :
  • participe pleinement à la séance du MARL (notamment, qu'elle prenne la parole en plénière et en caucus) ;
  • l'appuie tout au long de la séance du MARL sans y jouer un rôle actif (sans prendre la parole en plénière ou en caucus) ;
  • offre son soutien seulement en caucus ;
  • offre son soutien en dehors du processus du MARL (par exemple, en attendant à la réception).
• Si la partie indique que la personne de confiance le fera en dehors du processus du MARL, invitez cette personne à attendre à la réception et précisez que, sous réserve des exigences de confidentialité, la partie pourra voir la personne de confiance pendant les pauses.
• S'il y a lieu, informez le conseil du ministre de la présence de personnes de confiance qui, selon l'appelant, attendront à la réception.
• Si la partie souhaite qu'une personne de confiance participe à la séance du MARL ou l'appuie en plénière ou en caucus, demandez à cette personne de s'asseoir à l'extérieur pendant qu'on discute de cette question. Précisez que le conseil du ministre doit consentir à cette participation, aussi minime soit-elle.
• Demandez au conseil du ministre quelle est son opinion.
• Si le conseil du ministre donne son consentement, informez la personne de confiance et poursuivez. Notez que cette personne doit généralement se borner à répondre aux questions qui lui sont posées, et qu'elle doit s'engager en ce sens.
• Si le conseil du ministre ne donne pas son consentement, cherchez un moyen de servir à la fois les intérêts de ce dernier et ceux de l'appelant.
• Si aucune entente n'est possible, excluez la personne de confiance. Étant donné les contraintes de temps auxquelles sont assujetties les séances du  MARL, réglez la question le plus rapidement possible.
• Si une personne de confiance participe à la séance, veillez à ce qu'elle consente à en respecter la confidentialité.

Observateurs

• Si un observateur (par exemple, un représentant du gouvernement, un consultant ou un étudiant) demande la permission d'assister à une séance du  MARL, évaluez le bien-fondé de la demande et prenez une décision.
• Si vous accordez la permission, expliquez que la participation est conditionnelle à l'approbation des parties et du conseil.
• Faites savoir aux observateurs qu'ils ne doivent pas parler ou déranger de quelque manière que ce soit la séance du MARL et que tout renseignement signalétique doit demeurer confidentiel.
• Demandez la permission des parties avant la médiation ou au début de la séance du  MARL et expliquez le but de l'observation.

PROTOCOLE - DÉCLARATION PRÉLIMINAIRE DE L'AGENT DE RESOLUTION DE LITIGES (ARL)

La déclaration préliminaire de l' ARL vise deux objectifs principaux :

• donner le ton à la séance et mettre à leur aise les parties et les représentants ;
• transmettre des renseignements cruciaux sur le processus du MARL.

La déclaration préliminaire vise également à réduire le pouvoir que détient le conseil du ministre. On trouvera ci-dessous les points clés à aborder. Les formulations suggérées sont en italique. Les ARL doivent recourir autant que possible à ces formulations afin d'assurer une uniformité dans la manière dont :

• ils animent les séances du  MARL ;
• les séances du MARL sont généralement animées par les ARL au sein de la SAI

Mot de bienvenue et présentations

• Souhaitez la bienvenue aux parties et aux représentants.
• Présentez-vous et invitez tous les participants à se présenter les uns aux autres.
• Appelez les participants par leur nom de famille.
• Je vais vous décrire le processus du  MARL et vos rôles respectifs, et je vais poser des questions aux deux parties. Quand j'aurai terminé, le conseil du ministre voudra probablement poser des questions à l'appelant.

Nature du processus du  MARL

• Le processus du  MARL a été prévu par la SAI pour vous donner l'occasion de régler votre cas rapidement. L'appelant a la possibilité de raconter son histoire, et le conseil du ministre peut revoir les renseignements pertinents de la cause et en discuter.
• Si votre cause n'est pas résolue par le MARL, votre participation à la séance n'a aucune incidence sur votre droit à une audience.
• Le processus du  MARL se déroule en toute simplicité.

Rôle des participants

• En tant qu' ARL, mon rôle consiste à aider les parties à discuter des questions soulevées par le refus.
• Mon rôle n'est pas de trancher cette cause, mais d'aider les parties à en discuter de manière objective et impartiale.
• J'appartiens à la SAI. Je ne suis pas au service de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC), contrairement au conseil du ministre. Si cette affaire est renvoyée à une audience, quelqu'un d'autre l'entendra et cette personne n'aura reçu aucun renseignement venant de moi. La cause sera donc reprise depuis le début.
• Je peux toutefois évaluer l'affaire pour vous et vous dire ce qui se passera, à mon avis, si elle fait l'objet d'une audience.
• N'hésitez surtout pas à me poser de questions, maintenant ou plus tard.
• Le conseil du ministre représente le ministre de CIC, dont le mandat consiste à assurer le respect des lois canadiennes en matière d'immigration. Il peut donc choisir de recommander qu'il soit fait droit à cet appel.
• La décision originelle de refuser le requérant a été prise par un agent des visas à l'étranger, et non par le conseil du ministre.
• On encourage l' appelant à participer pleinement à la séance du  MARL en fournissant des renseignements pertinents et en discutant avec le conseil du ministre du bien-fondé de sa cause.
• On encourage aussi le conseil de l'appelant à jouer un rôle déterminant dans la séance, en appuyant l'appelant, en l'aidant à fournir des renseignements qui pourraient être utiles et en donnant son point de vue sur la cause.

Confidentialité

• [Distribuez le document intitulé Explication de la confidentialité.]
• La séance du  MARL est confidentielle. Les paroles prononcées pendant la séance et les éléments qui y sont produits ne doivent pas être utilisés par une partie contre l'autre si la cause fait l'objet d'une audience.
• Par exemple, le conseil du ministre ne peut pas invoquer un sujet abordé pendant la séance du  MARL pour contre-interroger l'appelant à une audience. Toutefois, l'information que vous fournissez peut être utilisée dans trois cas : premièrement, s'il est possible de se la procurer autrement ; deuxièmement, si elle concerne une infraction à la loi ou au règlement sur l'immigration, ou aux Règles de la Section d'appel de l'immigration ; et, troisièmement, si vous donnez votre consentement.
• Chaque participant peut prendre des notes. Le conseil du ministre et celui de l'appelant peuvent transmettre leurs notes et tout autre renseignement à leurs collègues. Toutefois, mes notes ne seront pas versées au dossier de l'audience. Vous ne devrez pas utiliser d'ordinateurs portatifs ou d'appareils d'enregistrement pour prendre des notes au cours de la conférence sur le MARL à moins que je sois convaincu que des circonstances spéciales le justifient.
• Avez-vous des questions au sujet de ce que je viens de dire ou du document Explication de la confidentialité  ?

Caucus

• Pendant la séance du  MARL, je rencontrerai probablement chaque partie en caucus (en tête-à-tête).
• Les caucus visent le plus souvent à discuter du point de vue de chaque partie au sujet des perspectives et des options de règlement.
• Je pourrai rapporter à l'autre partie les propos que vous aurez tenus en caucus si ça me paraît utile, sauf si vous me demandez spécifiquement de tenir certains renseignements confidentiels.
• N'hésitez pas à demander un caucus avec moi en tout temps ou, dans le cas de l'appelant, à demander un tête-à-tête avec votre conseil. L'objet de ces rencontres demeurera entièrement confidentiel.

Résultats possibles

• Cette affaire peut donner lieu à différents résultats.
• Si le conseil du ministre est convaincu par les renseignements fournis, il ou elle recommandera qu'il soit fait droit à l'appel et la demande de parrainage se poursuivra. Pour prendre position, le conseil du ministre s'appuiera sur la probabilité qu'il soit fait droit à l'appel  dans le cadre d'une audience.
• La recommandation doit être approuvée par le tribunal.
• Si le conseil du ministre n'est pas convaincu, l'appelant a deux possibilités : il peut renoncer à son appel ou le poursuivre dans le cadre d'une audience.

Autres questions

• La séance du MARL doit durer environ une heure. Si vous avez besoin d'une pause à un moment ou à un autre, n'hésitez pas à me le faire savoir.
• Les parties parviendront à de meilleurs résultats si elles s'écoutent attentivement l'une l'autre. S'il vous vient une question pendant qu'une autre personne parle, attendez que la personne ait terminé avant de la poser.
• Avez-vous des questions au sujet du processus ?

Questions préliminaires

Les questions doivent être adaptées à la cause. Voici quelques exemples.

• À l'appelant :
  • Pourquoi est-ce important pour vous que le requérant vienne au Canada ?
  • Parlez-nous de votre relation avec cette personne et de la manière dont cette relation a pris naissance.
  • D'après vous, pourquoi votre demande de parrainage a-t-elle été refusée ? Quels doutes ont été soulevés ?
• Au conseil du ministre :
  • À vos yeux, quels sont les principaux problèmes dans cette affaire ?
  • Pourquoi est-ce important d'examiner cette affaire à fond ?

EXPLICATION DE LA CONFIDENTIALITÉ

Le processus du MARL est confidentiel. Si votre cause n'est pas réglée au moyen de ce processus, les paroles prononcées pendant la séance ne peuvent pas être utilisées par une partie contre l'autre à l'audience. Toutefois, l'information que vous fournissez peut être utilisée dans trois cas : premièrement, s'il est possible de se la procurer autrement ; deuxièmement, si elle concerne une infraction aux dispositions législatives et réglementaires en matière d'immigration, ou aux Règles de la Section d'appel de l'immigration ; et, troisièmement, si vous donnez votre consentement.

Les documents que vous utilisez au cours de la conférence du  MARL ne seront pas versés au dossier de l'audience, sauf si vous y consentez. Chaque participant peut prendre des notes pendant la conférence. Votre conseil et celui du ministre peuvent transmettre leurs notes et tout autre renseignement obtenu ici à leurs collègues. L' ARL ne transmettra aucun renseignement aux commissaires susceptibles d'entendre votre affaire si elle n'est pas résolue. Les ententes ne sont pas confidentielles.

PROTOCOLE - SURMONTER LES OBSTACLES

Pendant la séance du  MARL, des obstacles peuvent surgir à n'importe quelle étape du processus. Ils peuvent être liés au refus psychologique de régler un différend, à un manque de confiance, à une mauvaise communication, à des intérêts divergents, à de l'intransigeance, à l'inadéquation des solutions proposées, etc. Les parties parviendront à surmonter ces obstacles grâce à leur comportement ou à votre aide. Voici des techniques utiles à cet égard.

• Amélioration de la communication
• Confrontation à la réalité
• Caucus
• Suggestion d'options
• Ajournement
• Recours à un spécialiste ou un évaluateur de l'extérieur
• Modification du processus de règlement des litiges

PROTOCOLE - CAUCUS

Généralement, c'est la dynamique interne qui donne lieu aux caucus :

• questions déterminantes (p. ex., demande d'évaluation confidentielle par l' ARL, discussion des points à soulever relativement aux arguments de l'autre partie, exploration des options, obstacles à surmonter) ;
• questions relatives au processus (p. ex., explication du processus à une partie, discussion des malaises causés par le processus, comportement inadéquat, recul visant à prévenir les prises de position prématurées) ;
• questions relatives aux relations (p. ex., pause lorsque les émotions sont très intenses).

Directives concernant la pratique :

• Dans la déclaration préliminaire, informez les parties de la possibilité de tenir des caucus, décrivez un caucus et expliquez la règle de confidentialité (voir Protocole - déclaration préliminaire de l' ARL).
• Restez en plénière aussi longtemps que possible. Tenez un caucus à la demande d'une partie ou d'un conseil, ou lorsqu'une raison particulière le justifie. Il est préférable d'éviter les caucus tant que les parties n'ont pas eu l'occasion d'interagir et d'entrer en rapport l'une avec l'autre.
• Un caucus avec une partie doit être suivi par un caucus avec l'autre partie.
• Si une partie demande un caucus avec son conseil, accédez à cette demande dès que possible.
• De même, si une partie demande à converser avec vous en caucus, accédez à cette demande dès que possible.
• Si une partie est représentée, le caucus inclut la partie et le conseil, sauf avis contraire. S'il semble nécessaire de parler seul à seul avec un conseil (p. ex., en raison d'un problème de comportement), assurez-vous que le client est consentant.
• Procédez comme suit avant de tenir un caucus avec une partie :
  • annoncez en plénière qu'il y aura un caucus ;
  • identifiez la partie que vous rencontrerez la première ;
  • décrivez l'objectif du caucus ;
  • estimez la durée du caucus ;
  • suggérez les points dont l'autre partie peut délibérer pendant le caucus.
• Lors de chaque caucus, répétez la règle de confidentialité et apportez les éclaircissements demandés. Précisez que vous pourriez transmettre à l'autre partie certains renseignements fournis en caucus si vous le jugez utile, sauf en cas de directive contraire émanant de cette partie. Si une partie se montre hésitante à cet égard, expliquez-lui qu'elle est libre de choisir une règle de confidentialité exigeant que vous obteniez son consentement avant de transmettre un renseignement, si cette modalité lui semble préférable.
• Suivant la pratique générale, le résultat des évaluations doit être communiqué en caucus afin que chaque partie puisse examiner en toute confidentialité les points forts et les points faibles de ses arguments.
• En général, le premier caucus a lieu avec le conseil du ministre.
• Pendant le caucus avec le conseil du ministre, demandez-lui son opinion sur l'affaire avant de faire vos propres commentaires.
• Si le conseil du ministre en fait la demande, donnez une évaluation. Sinon, offrez-en une si la situation l'indique.
• Ne donnez pas de conseil juridique. Vous pouvez donner des renseignements sur des dispositions législatives particulières ou de la jurisprudence et vous pouvez donner votre avis sur les probabilités de réussite en cas d'audience, mais ne conseillez jamais une partie quant à la manière dont elle devrait procéder dans sa situation particulière. S'il s'agit de résoudre un litige, vous pouvez donner des suggestions si la partie y semble ouverte.
• Si le caucus se prolonge au-delà de la période que vous aviez prévue, informez l'appelant de votre nouvelle estimation.
• Veillez à converser en caucus avec l'appelant quelles que soient les mesures que prendra selon vous le conseil du ministre. Il s'agit d'un aspect important de votre obligation d'agir de manière impartiale et équitable.
• Si le conseil du ministre a des doutes quant à l'affaire en cause, faites-en part à l'appelant pendant votre caucus avec lui et demandez-lui s'il a d'autres renseignements à communiquer.
• Si d'autres renseignements sont communiqués, reprenez en caucus avec le conseil du ministre ou revenez en plénière pour en discuter.
• Si le conseil du ministre ne soulève pas de problème et est prêt à donner son consentement, conversez en caucus avec l'appelant pour lui expliquer les étapes suivantes.
• Si l'appelant ou le conseil en font la demande, fournissez une évaluation. Sinon, offrez-en une si la situation l'indique.
• Chaque fois que se termine un caucus avec une partie, informez l'autre partie (tout en respectant la confidentialité) des progrès effectués. Il n'est pas nécessaire de reprendre tout ce qui a été dit en caucus.
• Demandez que le conseil du ministre revienne en plénière après le dernier caucus, qu'il compte ou non révéler la substance du caucus.
• En plénière, invitez le conseil du ministre à informer l'appelant de son point de vue sur l'affaire et de son intention de donner ou non son consentement. Le conseil s'exprimera en termes généraux. S'il ne compte pas consentir, il peut, par exemple, signaler qu'il se pose des problèmes de crédibilité, sans donner le détail des incohérences relevées.
• S'il n'y a pas consentement et que le retrait nécessite une discussion, le conseil du ministre doit rester dans la salle.
• Il est également préférable qu'il reste dans la salle pour la mise au rôle.
• Si l'appelant désire une récapitulation, le conseil du ministre peut être libéré.

PROTOCOLE - SOMMAIRE DE L'ENTENTE

• Pendant la déclaration préliminaire, l' ARL doit expliquer que, si le conseil du ministre décide de recommander qu'il soit fait droit à l'appel, il faudra remplir un sommaire de l'entente, qui sera ensuite remis à un membre du tribunal. Ce dernier donnera ensuite son autorisation en rédigeant une ordonnance afin que l'on vérifie le sommaire de l'entente pour s'assurer qu'il est complet et exact.
• Si le conseil du ministre donne son consentement lors d'une séance du  MARL, un sommaire de l'entente est préparé par l' ARL en consultation avec les parties, afin d'indiquer les motifs du consentement.
• Le sommaire de l'entente tient lieu de recommandation à la SAI.
• Il faut encore qu'il soit fait droit à l'appel au moyen d'une ordonnance signée en cabinet par un commissaire de la SAI.
• Le commissaire qui revoit l'entente ne doit pas être le même que celui qui a joué le rôle d' ARL et il ne doit avoir aucunement participé à l'affaire. Il importe de préserver la distinction qui existe entre les ARL et les décideurs.
• Une entente est rédigée principalement pour assurer la transparence de la prise de décision. En outre, CIC utilise ce document pour justifier, auprès du bureau des visas, le fait qu'il soit fait droit à l'appel.
• Pour préserver l'intérêt public, il est essentiel que soit respectée l'intégrité de la loi canadienne sur l'immigration.
• Le commissaire revoit les sommaires d'entente pour veiller à ce que l'intérêt public soit préservé. Il ne réexamine pas le dossier et il n'a pas à se former une opinion.
• Tâches du commissaire :
  • s'assurer que les questions et les faits ont été examinés comme il se doit et sont exposés dans le document ;
  • s'assurer qu'aucune erreur de droit n'a été commise ;
  • vérifier que le document ne contient aucune erreur flagrante.
• L' ARL rédige le sommaire de l'entente conformément aux conditions convenues entre les parties. Il prend en compte les commentaires des deux parties et du conseil et vérifie le document pour s'assurer qu'il est complet et exact.
• Si la séance du  MARL donne lieu à un retrait, le formulaire correspondant doit être rempli. Aucune justification n'est nécessaire.
• Si le conseil du ministre recommande qu'il soit fait droit à l'appel, le sommaire de l'entente doit contenir assez de renseignements pour justifier cette recommandation.
• Si le conseil du ministre recommande qu'il soit fait droit à l'appel sous réserve de certaines conditions à remplir dans les délais fixés, il doit donner les renseignements nécessaires.
• Si on envisage la rédaction d'un sommaire de l'entente, l' ARL doit faire savoir aux parties pendant la séance du  MARL que le sommaire sera versé au dossier de la SAI et pourra être consulté au même titre que d'autres documents de la SAI.
• Sur demande, l' ARL fournit une copie du sommaire à l'appelant.
• La SAI reverra régulièrement cette pratique pour veiller à ce qu'elle demeure conforme aux lois et aux politiques en vigueur.

PROTOCOLE - INscriptION VOLONTAIRE AU PROGRAMME

• Quand un type de cause est exclu du programme obligatoire et qu'on souhaite l'y inclure, les deux parties doivent y consentir.
• Si moins de 100 % des causes appartenant à un type désigné sont choisies, l'inscription volontaire est permise à la demande de l'une ou l'autre des parties.

PROTOCOLE - RETRAIT DU PROGRAMME

• Il est entendu que certains cas ne se prêtent pas au MARL.
• Pour se retirer du programme sur le MARL, les parties doivent le faire au plus tard dix jours avant la date fixée pour la conférence, et la demande de retrait doit être approuvée par un représentant désigné de la SAI.
• La partie qui désire se retirer doit contacter l'autre partie.
• Si l'autre partie consent au retrait, la partie instigatrice doit présenter à la SAI, pour examen, un avis d'entente mutuelle.
• La SAI doit répondre dans les cinq jours.
• La SAI peut prolonger les délais quand les circonstances le justifient.
• Si l'autre partie ne consent pas au retrait ou si la SAI oppose un refus à la demande de retrait, la conférence du  MARL a lieu comme prévu.
• Le taux de retrait fera l'objet d'un suivi attentif de la part de la SAI. S'il excède 20 % à l'intérieur d'une période de trois mois ou s'il semble y avoir de l'abus, la SAI se penchera sur la question.
• La SAI envisagera les critères suivants afin de permettre ou non le retrait :
  • l'existence d'une question juridique grave, constitutionnelle ou liée à la Charte ;
  • le caractère nouveau de la (des) question(s) ;
  • la probabilité que la cause établisse un précédent important ;
  • le poids d'éventuelles questions d'intérêt public ;
  • tout contretemps empêchant l'appelant d'assister à la conférence du  MARL ;
  • les efforts véritables consentis par les parties pour trouver un terrain d'entente au cours des discussions antérieures.
• Le retrait sera limité aux causes pour lesquelles il apparaît clairement que le MARL ne constitue pas le processus de règlement de litige le plus approprié.

Liens connexes

• Guide des appelants sur la conférence du MARL : appels en matière de parrainage (octobre 2003, révisé octobre 2006)
• Guide des appelants sur la conférence du Mode alternatif de règlement des litiges (MARL) : appels en matière de parrainage – Addenda – Mariage, conjoint de fait ou partenaire conjugal (octobre 2006)
• Guide des appelants sur la conférence du Mode alternatif de règlement des litiges (MARL) : appels en matière de parrainage – Addenda – Revenu vital minimum (RVM) du répondant (octobre 2006)
• L'efficience, l'efficacité et la qualité : une évaluation du programme Mode alternatif de règlement des litiges (MARL) (octobre 2003)
• Mode alternatif de règlement des litiges (MARL) à la Section d'appel de l'immigration (octobre 2003)