COMMENTAIRES SUR LES RÈGLES
DE LA SECTION DE LA
PROTECTION DES RÉFUGIÉS
RÈGLES 5 et 6
FORMULAIRE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Commentaire
Le demandeur d'asile recevra le formulaire de renseignements personnels à remplir soit en main propre soit par la poste. Le formulaire remis en main propre est réputé avoir été reçu le jour même. S'il a été envoyé par la poste, il est réputé avoir été reçu sept jours après la mise à la poste. Si le septième jour est chômé (samedi, dimanche ou jour férié), le formulaire est réputé avoir été reçu le jour ouvrable suivant (Règles de la SPR, art. 35(2)).
Les membres d'une même famille sont normalement considérés comme formant une unité, et leurs demandes d'asile sont jointes et instruites ensemble (Règles de la SPR, art. 49(1)). Cependant, chacun d'eux doit remplir son propre formulaire de renseignements personnels.
Le formulaire de renseignements personnels, une fois rempli, peut être remis en main propre ou envoyé par coursier ou par la poste au bureau de la Section, dont l'adresse figure au bas de l'avis de convocation. S'il est envoyé par courrier postal ordinaire, le demandeur doit s'assurer qu'il est parvenu à destination dans les 28 jours. Le formulaire ne peut être transmis par télécopie ou par courrier électronique.
Copie des papiers d'identité, titres de voyage et autres documents pertinents doit être jointe en triple exemplaire au formulaire de renseignements personnels, ou produite dès que le demandeur d'asile aura eu ces documents en sa possession. Ces documents ne comprennent pas ceux qu'a déjà soumis un agent en application de l'alinéa 3(2) c) des Règles de la SPR, ni la documentation générale sur les conditions du pays, que la Section doit recevoir au moins 20 jours avant l'audience (Règles de la SPR, art. 29(4)).
La Section doit recevoir toute modification apportée au formulaire de renseignements personnels au plus tard 20 jours avant l'audition de la demande d'asile (Règles de la SPR, art. 29(4)).
Le formulaire de renseignements personnels, rempli et signé, doit être parvenu à la Section dans les 28 jours de la date où le demandeur l'a reçu. S'il ne lui est pas parvenu dans ce délai de 28 jours ou s'il est incomplètement rempli, la Section tiendra en application du paragraphe 58(2) des Règles de la SPR une audience spéciale pour décider s'il y a eu désistement (Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, art. 168(1)). À cette audience, le demandeur d'asile pourra expliquer le retard ou le défaut et faire valoir les raisons pour lesquelles il ne faut pas conclure au désistement de sa part.
Toute demande de prorogation du délai de production du formulaire de renseignements personnels doit normalement être faite pendant ce délai de 28 jours. La prorogation ne sera accordée que si le retard est justifié.
La demande de prorogation reçue après l'expiration du délai de 28 jours sera examinée à une audience spéciale tenue en application du paragraphe 58(2) des Règles de la SPR, au cours de laquelle le demandeur d'asile pourra donner une explication du retard. Le demandeur doit faire tous les efforts pour soumettre un formulaire rempli avant ou à l'audience même. Si rien ne justifie le retard, la Section peut conclure au désistement de sa part (Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, art. 168(1)).
RÈGLE 7
DOCUMENTS D'IDENTITÉ ET AUTRES ÉLÉMENTS DE LA DEMANDE D'ASILE
Commentaire
L'article 106 de la Loi sur l'immigration fait obligation au demandeur d'asile de produire les documents acceptables pour établir son identité, y compris ceux qu'il n'a pas en sa possession mais peut raisonnablement se procurer. Pour juger de sa crédibilité, la Section doit prendre en compte l'absence de ces documents et toute explication raisonnable du défaut de production, ainsi que des mesures prises afin de se les procurer. Les documents qui ne sont pas authentiques, qui ont été altérés ou qui sont irréguliers de quelque façon que ce soit ne sont généralement pas acceptées pour preuve de l'identité.
Par « identité » on entend surtout le ou les noms sous lesquels le demandeur est ou a été connu. Ce terme s'entend également des indications d'état civil, comme le pays de nationalité ou l'ancien pays de résidence habituelle, la nationalité, la race, l'appartenance ethnique, la langue maternelle, et l'affiliation politique, religieuse ou sociale.
Le paragraphe 100(4) de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés fait obligation au demandeur d'asile de produire tous les renseignements et documents prévus par les règles de la Commission. L'alinéa 107 d) prévoit que la Section transmettra au ministre, à sa demande, les documents et renseignements visés au paragraphe 100(4) de la Loi.
Les Règles prévoient les obligations suivantes dans la production des documents à la Section :
- Le demandeur doit joindre au formulaire de renseignements personnels trois copies de chacun de ses titres de voyage et papiers d'identité, qu'ils soient authentiques ou non, ainsi que trois copies de tout autre document pertinent (paragraphe 6(3), Règles de la SPR). Ces documents s'entendent non seulement de ceux qui ont effectivement servi, mais aussi de ceux dont il entend se servir pour ses voyages ou à l'appui de sa demande d'asile.
- Il doit produire sans délai à la Section trois copies de tout document complémentaire obtenu après le dépôt du formulaire de renseignements personnels (paragraphe 6(5), Règles de la SPR).
- Il doit également se conformer à l'article 29 des Règles de la SPR qui lui fait obligation de communiquer tout autre document qu'il entend faire valoir à l'audience. Tout document établi dans une autre langue doit être traduit en français ou en anglais (paragraphe 28(1), Règles de la SPR).
- Le demandeur produira l'original de ses documents à l'ouverture de l'audition de sa demande ou à l'entrevue tenue dans le cadre de la procédure sommaire prévue à l'article 19 des Règles de la SPR. La Section peut demander, par écrit, qu'il les produise à une date antérieure (article 36, Règles de la SPR).
L'obligation de produire des documents acceptables pour établir l'identité et les autres éléments de la demande figure aussi dans les instructions sur la manière de remplir le formulaire de renseignements personnels. Le demandeur a également pour instructions de faire tous les efforts pour se procurer immédiatement les papiers d'identité nécessaires s'il ne les a pas en sa possession, et à identifier les autres papiers d'identité qu'il a en sa possession ou est en mesure de se procurer.
La Section peut demander au demandeur de produire tel ou tel document qu'elle juge, durant l'instruction préliminaire, nécessaire pour l'instruction de la demande d'asile.
Le demandeur doit conserver la preuve des mesures qu'il a prises pour se procurer les documents d'identité et autres nécessaires, par exemple la copie des lettres envoyées à cet effet.
C'est au demandeur qu'il incombe d'établir son identité et les autres éléments de sa demande. Il faut donc qu'il soit préparé à produire, à l'ouverture de l'audience, des preuves et témoignages sur son identité, sauf instructions contraires données par la Section à lui-même ou à son conseil.
Le demandeur qui ne réussit pas à réunir les documents propres à établir son identité et les autres éléments de sa demande, doit être préparé à en donner une explication raisonnable et à faire la preuve des efforts diligents qu'il a faits à cet égard. La Section peut lui demander de faire d'autres efforts pour se procurer les documents nécessaires.
Le demandeur qui ne soumet pas les documents nécessaires ou qui soumet des documents jugés inacceptables, doit être préparé à produire, le cas échéant, des témoignages de tiers propres à établir son identité ou les autres éléments de la demande, à savoir :
- le témoignage d'amis, de parents, de membres âgés de sa communauté, etc.;
- les affidavits des personnes qui ont directement connaissance de son identité ou d'autres éléments de sa demande.
RÈGLE 15
DÉSIGNATION D'UN REPRÉSENTANT
Commentaire
La Section doit désigner un représentant pour tout demandeur d'asile ou personne protégée qui a moins de 18 ans (le mineur) ou n'est pas en mesure de comprendre la nature de la procédure (l'incapable) (Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, art. 167(2)).
se dit de la personne qui ne comprend pas la raison d'être de l'audience ou qui ne saurait donner des instructions rationnelles à son conseil au sujet de son cas. La conclusion sur la capacité de l'intéressé peut se fonder sur son propre aveu, sur son comportement observable à l'audience, ou sur l'avis d'experts sur son état de santé mentale ou ses facultés intellectuelles ou physiques.
Le conseil du demandeur n'est pas tenu d'aviser la Section lorsque la demande du mineur est jointe d'office à celle d'un autre membre de la famille en application du paragraphe 49(1) des Règles de la SPR.
Le conseil joint à sa notification à la Section, copie de tous les documents cités à l'appui, tels le certificat de naissance ou les expertises médicales ou psychologiques, ainsi que ses propres conclusions quant à la capacité de l'intéressé.
Un représentant doit être désigné pour toute procédure concernant la demande d'asile, et non juste pour l'audition de cette demande.
Normalement c'est le commissaire saisi de l'affaire qui désigne le représentant à l'ouverture de la procédure. Au besoin, n'importe quel commissaire de la Section peut désigner un représentant avant l'ouverture de la procédure, par exemple en cas d'entrevue dans le cadre du processus accéléré prévu à l'article 19 des Règles de la SPR.
La Section décidera s'il y a lieu de désigner un représentant et choisira la personne appelée à remplir ces fonctions. Elle désignera normalement, mais non pas nécessairement, le père, la mère, un parent, ou le tuteur de l'intéressé, si cette personne satisfait aux conditions prévues.
La Section peut mettre fin à la désignation si elle décide que le représentant ne convient plus. La désignation prend fin par l'effet de la loi quand le demandeur ou la personne protégée atteint l'âge de 18 ans. La Section ne retardera pas une procédure jusqu'à ce que le mineur ait 18 ans afin de ne pas avoir à désigner un représentant.
La Section doit désigner un représentant lors même que le mineur est assisté d'avocat ou autre conseil. Cependant, le représentant peut, le cas échéant, faire fonction de conseil.
Avant de désigner une personne aux fonctions de représentant, la Section l'informe de ses responsabilités et juge de sa capacité à les remplir, notamment :
- à retenir les services d'un conseil et à lui donner les instructions nécessaires, ou à aider le mineur ou l'incapable à donner des instructions à son conseil;
- à prendre des décisions concernant le dossier ou à aider le mineur ou l'incapable à prendre ces décisions;
- à tenir le mineur ou l'incapable informé des diverses étapes et procédures du dossier;
- à aider à réunir les preuves à l'appui de la demande du mineur ou de l'incapable, à administrer les preuves et à témoigner à l'audience si nécessaire;
- à protéger les intérêts du mineur ou de l'incapable et à faire valoir les conclusions et arguments les plus convaincants devant la Section.
Autant que possible, le représentant doit informer et consulter le mineur ou l'incapable chaque fois qu'il prend une ou des décisions concernant le dossier. Son rôle varie cependant en fonction du niveau de compréhension de l'intéressé. L'aptitude du mineur à participer aux décisions varie selon le type de décision à prendre, son âge et son degré de maturité. Les personnes incapables ont aussi une certaine aptitude à participer aux décisions, selon le type de décision à prendre et selon la nature et la gravité de leur maladie ou de leur incapacité.
Selon les Directives sur les demandeurs d'asile mineurs : Procédure et preuves, données par le président en application de l'alinéa 159(1) h) de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, le représentant du mineur doit toujours agir « dans l'intérêt supérieur de l'enfant ». Un représentant est commis dès qu'une demande émanant d'un « mineur non accompagné » parvient à la Section. Une conférence préliminaire sera convoquée dans les 30 jours de la réception du formulaire de renseignements personnels du mineur « non accompagné ».
RÈGLE 17
COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS D'UNE AUTRE DEMANDE D'ASILE
Commentaire
s'entend de la personne qui, dans une demande d'asile, a fourni des renseignements dont la Section compte se servir dans l'instruction de la demande d'asile du destinataire.
s'entend du demandeur d'asile dont la demande est examinée à l'audience au cours de laquelle la Section compte se servir, à titre de preuve, des renseignements concernant le fournisseur.
Cette règle ne s'applique pas lorsque les demandes d'asile respectives du fournisseur et du destinataire sont jointes l'une à l'autre ou à celles d'autres membres de la famille, ou si les renseignements en question sont déjà dans le domaine public. Ces renseignements peuvent être rendus publics lorsque la demande fait l'objet d'un recours en contrôle judiciaire devant la Cour fédérale et que celle-ci n'a pas rendu une ordonnance de confidentialité en la matière, ou lorsque la Section décide de tenir une audience publique en application de l'article 51 des Règles de la SPR (Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, art. 166 d)).
Le formulaire de renseignements personnels renferme l'avertissement que les renseignements consignés par le demandeur sur ce formulaire peuvent servir de preuve dans l'instruction d'une demande reliée ou similaire et qui n'est past jointe à la sienne. Le même avertissement engage le demandeur à faire part de toute objection à la divulgation de renseignements personnels le concernant.
Si la Section n'est pas convaincue qu'il y ait eu des efforts raisonnables pour prévenir le fournisseur, elle peut soit ordonner que d'autres efforts soient faits pour communiquer avec celui-ci soit décider de ne pas se servir des renseignements le concernant.
Les renseignements concernant le destinataire, par exemple son identité, ne peuvent être divulgués au fournisseur sauf autorisation de la Section. Celle-ci informera le destinataire qu'elle a l'intention de les divulguer et qu'il peut y opposer ses objections. Les seuls renseignements qu'elle divulguera sur le destinataire seront ceux qu'elle jugera propres à permettre au fournisseur de décider en connaissance de cause s'il s'oppose à la divulgation des renseignements le concernant.
Que le fournisseur s'oppose ou non à la divulgation, la Section évaluera les risques pour s'assurer que la divulgation des renseignements personnels le concernant ne se traduira pas par un risque ou une injustice inacceptable. Les renseignements concernant le fournisseur ne seront divulgués aux parties qu'après que la Section aura évalué le risque et en aura autorisé l'utilisation et la divulgation. Les mêmes considérations s'appliquent lorsqu'il s'agit de communiquer au fournisseur les renseignements concernant le destinataire.
Normalement, les renseignements à divulguer couvrent l'intégralité des renseignements que le fournisseur a consignés dans son formulaire de renseignements personnels. Cependant, certains renseignements seront occultés si la Section conclut que la divulgation en entraînerait un risque ou une injustice inacceptable.
La décision d'utiliser les renseignements fournis par un autre demandeur comme éléments de preuve dans l'instruction de la demande d'asile n'est nullement une décision quant à la force probante de ces renseignements. Les parties et l'agent de la protection des réfugiés auront la possibilité de débattre cette question à l'audition de la demande d'asile.
RÈGLE 19
DEMANDE D'ASILE ACCUEILLIE SANS AUDIENCE (PROCESSUS ACCÉLÉRÉ)
Commentaire
Aux termes de l'alinéa 170 f) de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, la Section peut accueillir la demande d'asile sans qu'une audience soit tenue si le ministre ne lui a pas donné avis de son intention d'intervenir. Le délai d'intervention du ministre est prévu au paragraphe 19(1) des Règles de la SPR.
Cette règle est fondée sur la Politique sur le processus accéléré, politique n o 2002-04, dont les principaux éléments figurent ci-après.
Le processus accéléré a pour objet de traiter à part les demandes manifestement fondées au regard des critères prévus au paragraphe 19(4) des Règles de la SPR. Le conseil du demandeur peut également proposer que la demande de celui-ci soit traitée selon le processus accéléré, mais la sélection des cas à traiter sous ce régime relève uniquement de la Section.
Un cas qui comporte des questions à porter à l'attention du ministre, par exemple l'exclusion en application de la section E ou F de l'article premier de la Convention sur les réfugiés, 23(1)), n'est normalement pas admissible au processus accéléré (Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, art. 106; Règles de la SPR, art. 23(1)).
L'incapacité à fournir les documents propres à établir l'identité ou à prendre des mesures raisonnables pour les obtenir peut être un motif d'inadmissibilité au processus accéléré (Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, art. 106; Règles de la SPR, art 7).
Il n'y aura pas d'entrevue (ou d'audition de la demande d'asile) selon le processus accéléré en cas d'irrecevabilité, d'inadmissibilité ou de criminalité visées aux articles 101, 103 et 104 de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés (Règles de la SPR, art. 24).
Les membres d'une même famille sont normalement considérés comme formant une unité, et leurs demandes d'asile seront traitées conjointement (Règles de la SPR, art. 49(1)).
En prévision d'une entrevue, l'agent de protection des réfugiés peut, s'il le juge indiqué, consulter un commissaire de la Section pour décider s'il est des questions auxquelles il faut s'attacher en particulier lors de cette entrevue.
L'entrevue a pour but d'examiner s'il y a lieu de recommander que la demande d'asile soit accueillie sans tenir d'audience ou si elle doit être instruite par voie d'audience en règle. L'entrevue n'a pas pour objet de recueillir des preuves en prévision d'une audience. Cependant, si la demande n'est pas accueillie à l'issue de l'entrevue, les renseignements recueillis pourront servir pour son audition ultérieure (Voir « Mise au rôle » infra).
L'entrevue sera enregistrée, et une copie de l'enregistrement sera mise à la disposition du demandeur et de son conseil s'ils en font la demande. Une copie en sera également communiquée au ministre sur demande.
À l'ouverture de l'entrevue, l'agent de protection des réfugiés s'assure qu'un représentant est désigné le cas échéant (Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, art. 167(2); Règles de la SPR, art. 15).
L'agent de protection des réfugiés s'assure que le demandeur comprend qu'il est tenu de dire la vérité. Les déclarations faites par celui-ci pendant l'entrevue peuvent être produites en preuve à l'audition en règle de la demande si celle-ci n'est pas accueillie sans audience (Voir « Production en preuve de l'enregistrement de l'entrevue » à la fin du présent Commentaire).
L'agent de protection des réfugiés conduit l'entrevue au cours de laquelle il peut poser toutes questions nécessaires. Il peut, s'il le juge indiqué, donner au conseil du demandeur la possibilité de demander des éclaircissements et de faire des observations. Il peut aussi, au cours de l'entrevue, demander des instructions ou des précisions à un commissaire de la Section.
L'agent de protection des réfugiés met fin à l'entrevue dès qu'il conclut que la demande d'asile doit être instruite par voie d'audience en règle ou qu'il y a lieu de recommander qu'elle soit accueillie sans audience. Le demandeur peut aussi mettre fin à l'entrevue à tout moment.
L'entrevue ne doit normalement pas durer plus d'une heure, sauf si l'agent de protection des réfugiés est d'avis que sa prolongation se traduirait vraisemblablement par la recommandation d'accueillir la demande sans tenir d'audience et que le demandeur y consente.
Le rapport de l'agent de protection des réfugiés comprendra un résumé de l'information recueillie durant l'entrevue, y compris sa conclusion que l'identité du demandeur a ou n'a pas été établie. Il y joindra copie de toute pièce d'identité ou de tout autre document pertinent produit lors de l'entrevue. L'agent et le commissaire peuvent tous deux ajouter dans ce rapport des observations portant spécifiquement sur la demande d'asile.
Lorsque le commissaire accueille la demande d'asile sans audience, le rapport par lui rempli et signé fait foi de cette décision.
Si l'agent de protection des réfugiés ne recommande pas que la demande d'asile soit accueillie sans audience ou si le commissaire saisie ne l'accueille pas sans audience, la demande sera renvoyée pour être instruite par voie d'audience.
Lorsque la demande est renvoyée pour être instruite par voie d'audience, la Section divulguera le rapport de l'agent de protection des réfugiés ainsi que tout document produit à l'entrevue. Ce rapport ainsi que les documents produits, si documents il y a, seront produits en preuve à l'audience. Celle-ci ne se limite pas aux questions examinées dans le cadre du processus accéléré.
L'agent de protection des réfugiés qui a conduit l'entrevue peut être affecté à l'audience. Si le commissaire a discuté avec l'agent de protection des réfugiés du bien-fondé de la demande, il ne participera à l'audience qu'avec le consentement du demandeur ou de son conseil.
Dans les cas où l'exactitude du rapport est contestée, le demandeur doit produire en preuve à l'audience l'enregistrement de l'entrevue et indiquer les passages de cet enregistrement ou de la transcription, qu'il juge inexacts.
La Section peut admettre en preuve l'enregistrement de l'entrevue dans les cas où le demandeur fait état à l'audience de faits pertinents et importants qui contredisent une déclaration faite à l'entrevue. Il n'est pas nécessaire que cette déclaration antérieure ait été consignée dans le rapport de l'agent de protection des réfugiés.
RÈGLE 22
AVIS DE CONVOCATION
Commentaire
L'avis indique :
- la raison pour laquelle la partie est convoquée (p. ex. audience, entrevue, conférence);
- le droit de toute partie de se faire représenter par conseil à ses propres frais (Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, art. 167(1));
- en cas d'audience, l'obligation de soumettre les renseignements sur la citation de témoins;
- en cas d'entrevue prévue au paragraphe 19(2) des Règles de la SPR ou d'audience d'instruction de la demande d'asile, la possibilité, si le demandeur n'y comparaît pas, que la Section conclue qu'il y a eu désistement de sa part, par application de l'article 58 des Règles de la SPR (Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, art. 168(1));
- en cas d'audience relative à une demande de constat de perte d'asile ou demande d'annulation de l'asile, si le ministre n'y comparaît pas, la possibilité que la Section conclue qu'il y a eu désistement de sa part (Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, art. 168(1)); et
- en cas d'audience prévue par la Section pour examiner s'il y a eu désistement dans une demande de constat de perte d'asile ou demande d'annulation de l'asile, le fait que si, à l'issue de cette audience, la Section ne conclut pas qu'il a eu désistement pour ce qui est de cette demande ou de la demande d'asile, elle en entreprendra ou poursuivra sans délai l'audition.
Avis de l'audience d'instruction de la demande d'asile doit être donné au ministre lors même qu'il n'intervient pas dans le dossier en application de l'article 25 des Règles de la SPD (Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, art. 170 c)).
La Section peut informer une partie d'une procédure inscrite au rôle (p. ex. audience ou conférence) soit par téléphone soit de vive voix lors d'une autre procédure, après quoi elle lui signifiera la convocation par écrit. Si, au cours d'une audience, les parties conviennent de la poursuivre à une date très proche, l'avis de convocation ne sera pas nécessaire.
RÈGLES 29, 30 et 37
COMMUNICATION DE DOCUMENTS ET DOCUMENTS SUPPLÉMENTAIRES APRÈS L'AUDIENCE
Commentaire
« Document » s'entend de l'original ou de la copie de toute correspondance, aide-mémoire, livre, plan, carte, dessin, schéma, image ou graphique, photographie, film, microforme, enregistrement sonore, bande-vidéo, document lisible par machine, ou autre document quelles qu'en soient la forme ou les caractéristiques physiques.
Pour se prononcer sur l'admissibilité de documents communiqués après l'expiration des délais prévus au paragraphe 29(4) des Règles de la SPR ou des documents versés au dossier après l'audience, la Section prend en compte les éléments visés aux articles 30 et 37(3), lesquels entrent également en ligne de compte à l'égard des documents qu'elle communique.
La Section peut aussi prendre en considération d'autres facteurs, telles les circonstances particulières de la cause et la date à laquelle les documents en question ont été effectivement communiqués. Il faut donc que les parties fassent leur possible pour communiquer leurs documents le plus tôt possible. L'avis de convocation à l'audience rappelle l'obligation de communiquer les documents en application de la règle 29 (Règles de la SPR, art. 22).
Lorsque la Section autorise l'utilisation d'un document communiqué après l'expiration du délai réglementaire, elle peut imposer les conditions qu'elle juge indiquées quant à leur utilisation. Par exemple, elle peut décider que seuls certains passages pertinents d'un long document peuvent être cités.
Le commissaire saisi du dossier peut accepter à l'audience qu'une partie communique un document après cette audience. Dans ce cas, celui-ci doit être parvenu à la Section dans le délai fixé à cet effet par le commissaire. Si le document n'est pas reçu dans ce délai, le commissaire peut procéder au jugement de la demande d'asile, de la demande de constat de perte d'asile ou de la demande d'annulation de l'asile, selon le cas. La partie concernée doit faire une demande écrite si elle veut produire un document après l'expiration du délai imparti (Règles de la SPR, art. 37).
La Section peut, après l'audience, communiquer un document au demandeur d'asile (et au ministre si celui-ci intervient dans le dossier) si elle juge que l'utilisation en assurerait l'instruction pleine et convenable de la demande d'asile. Le demandeur aura la possibilité de présenter ses observations au sujet de ce document.
La partie qui veut que la Section reprenne l'audience pour accepter des documents ou preuves complémentaires, doit en faire la demande par écrit conformément à l'article 44 des Règles de la SPR.
Des preuves nouvelles ne sont pas admissibles après que le tribunal saisi a rendu la décision définitive sur la demande d'asile, la demande de constat de perte d'asile ou la demande d'annulation de l'asile, selon le cas. Les décisions définitives prennent effet conformément aux règles (Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, art. 169 a)). La décision faisant droit à la demande d'asile prend effet conformément au paragraphe 63(1) des Règles de la SPR. La décision portant rejet de la demande d'asile prend effet conformément au paragraphe 63(2). La décision sur la demande de constat de perte d'asile ou sur la demande d'annulation de l'asile prend effet conformément à la règle 64.
En cas de demande d'asile, le demandeur ne doit communiquer les documents au ministre que si celui-ci est intervenu dans l'instance en application de l'article 25 des Règles de la SPR. (Voir aussi la définition de « partie » à l'article 1 des Règles de la SPR).
Des documents peuvent être communiqués lors de la conférence préliminaire tenue en application de l'article 20 ou de l'entrevue tenue selon le processus accéléré, en application de l'article 19 des Règles de la SPR.
Les articles 32 et 33 des Règles de la SPR prévoient les modalités de transmission des documents. L'article 35 définit le moment où un document est réputé être parvenu à destination.
Aux termes du paragraphe 35(2) des Règles de la SPR, tout document envoyé par courrier ordinaire est considéré comme ayant été reçu sept jours après sa mise à la poste. Si le septième jour tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié, le document est considéré comme ayant été reçu le premier jour ouvrable suivant. La mise à la poste ne libère cependant pas l'expéditeur de l'obligation de s'assurer que le document en question est parvenu à la Section dans le délai imparti.
Une partie peut envoyer par télécopie à la Section ou à une autre partie au maximum 20 pages à la fois, bordereau d'envoi y compris. Elle doit s'assurer le consentement du destinataire avant de lui envoyer par télécopie un document ou un ensemble de documents comprenant plus de 20 pages, faute de quoi ces documents ne seront pas réputés être parvenus à destination.
Sauf disposition contraire des Règles, la partie concernée doit soumettre à la Section deux copies de chaque document qu'elle entend invoquer à l'audience (Règles de la SPR, art. 29(1)). L'article 6 fait obligation au demandeur d'asile de joindre trois copies de tout papier d'identité, titre de voyage ou autre document pertinent au formulaire de renseignements personnels, ainsi que de tout document complémentaire du même genre, obtenu après qu'il aura soumis ce formulaire.
N'est admissible que le document occupant une seule face de papier format commercial; les pages doivent être numérotées. S'il y a plus d'un document, il faut en fournir la liste, laquelle doit être mise à jour si des documents complémentaires sont produits par la suite (Règles de la SPR, art. 27).
Il faut joindre une traduction aux documents qui ne sont pas en français ou en anglais (Règles de la SPR, art. 28).
La partie qui entend citer un témoin fait tenir à la Section et aux autres parties une déclaration écrite renfermant les renseignements prévus à l'article 39 des Règles de la SPR, et ce au plus tard 20 jours avant l'audience.
RÈGLE 36
DOCUMENTS ORIGINAUX
Commentaire
Les copies des titres de voyage, papiers d'identité et autres documents du demandeur peuvent être soumises à la Section à différents moments :
- par un agent d'immigration au moment où la demande d'asile est déférée à la Section en application de l'alinéa 3(2) c) des Règles de la SPR;
- en même temps que le formulaire de renseignements personnels en application du paragraphe 8(3), et par la suite en application du paragraphe 6(5) des Règles de la SPR;
- lors de l'entrevue prévue au paragraphe 19(2) ou de la conférence prévue au paragraphe 20(2) des Règles de la SPR; ou
- dans le cadre de la communication des pièces, prévue au paragraphe 29(1) des Règles de la SPR.
L'original de tout document en la possession du demandeur d'asile doit être produit à l'ouverture de toute procédure au cours de laquelle il entend s'en servir comme élément de preuve, qu'il s'agisse d'une audience, d'une conférence, ou d'une entrevue selon le processus accéléré. Si la Section décide qu'un original doit être produit plus tôt pour examen ou vérification, elle en avise le demandeur d'asile, lequel doit le produire sans délai.
Il incombe au demandeur d'asile de produire la traduction de tous les documents qu'il verse au dossier et qui ne soient pas établis en français ou en anglais, y compris les documents transmis par un agent en application de l'alinéa 3(2) c) des Règles de la SPR (Règles de la SPR, art. 28).
RÈGLE 48
CHANGEMENT DE LA DATE OU DE L'HEURE DE LA PROCÉDURE (REMISE ET AJOURNEMENT)
Commentaire
Le paragraphe 162(2) de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés prescrit à la Section de traiter toutes les affaires dont elle saisie « dans la mesure où les circonstances et les considérations d'équité et de justice naturelle le permettent, sans formalisme et avec célérité ».
La demande de changement de la date ou de l'heure de la procédure doit normalement être faite par écrit et le plus tôt possible avant la date prévue (Règles de la SPR, art. 44(2)). En cas de demande faite moins de deux jours ouvrables avant cette date, la partie requérante et son avocat doivent comparaître à cette fin. Cette obligation est dans le droit fil de l'article 10 des Règles de la SPR, portant comparution de l'avocat qui veut se retirer du dossier à brève échéance. La computation des jours ouvrables exclut les samedis, dimanches et jours fériés.
La partie qui veut faire une demande orale de changement de la date ou de l'heure de la procédure doit faire tous les efforts pour notifier à la Section et à toute autre partie de son intention ainsi que les raisons de cette demande. La notification se fait par écrit et le plus tôt possible.
La partie qui demande à changer la date ou l'heure de la procédure doit proposer au minimum six autres dates où elle sera disponible, pendant les trois mois qui suivent ou dans tout autre délai fixé par la Section.
La Section examinera s'il y a d'autres options que l'accueil de la demande de changement de date ou d'heure. Elle examinera également si l'intéressé(e) a fait preuve de bonne foi et de diligence raisonnable.
La Section est investie du pouvoir discrétionnaire de faire droit ou non à la demande de changement de date ou d'heure. Le consentement des autres parties est un facteur, mais non pas le seul qu'elle prenne en considération dans l'exercice de ce pouvoir discrétionnaire. En conséquence, les parties qui consentent au changement de date ou d'heure ne doivent pas présumer que la demande en question sera accueillie.
Dans le cas où la Section fait droit à la demande de changement de date ou d'heure, elle fera en sorte que le retard soit minimum et pourra fixer une date péremptoire, compte tenu de l'obligation qu'elle tient de la loi d'exercer sa compétence avec équité et célérité (Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, art. 162(2)).
Avant d'inscrire l'affaire au rôle, la Section fera des efforts raisonnables pour communiquer avec les parties afin de savoirr quand elles seront disponibles et pour fixer une date qui leur convienne pour l'audience. Une fois que les parties, qu'elles soient assistées de conseil ou non, auront accepté la date fixée pour l'audience, elles doivent comparaître à cette date, préparées à donner suite à la procédure. En conséquence, il faut justifier de circonstances exceptionnelles pour demander le changement de la date ou de l'heure fixées après consultation des parties.
Si, pour quelque raison que ce soit, la Section ne peut avoir le concours des parties pour la fixation d'une date pour l'audience, elle fixera elle-même cette date qu'elle leur notifiera au moins trois semaines à l'avance. Si elle ne reçoit aucune demande de changement de date ou d'heure au moins deux semaines à l'avance, elle présumera que les parties ont accepté la date fixée, à laquelle celles-ci doivent comparaître, préparées à poursuivre la procédure.
Le conseil qui occupe dans une affaire pour laquelle la date d'audience a été fixée, doit comparaître à cette date, préparé à donner suite à la procédure. Si, pour quelque raison que ce soit, il n'est pas en mesure de comparaître à l'instance, il doit faire des efforts diligents pour s'y faire remplacer. Le conseil qui demande à changer la date ou l'heure de la procédure parce qu'il n'est pas en mesure de trouver un remplaçant ou estime qu'il n'est pas indiqué pour lui de se faire remplacer, doit en donner les motifs détaillés.
Lorsqu'une partie, représentée par conseil ou non, ne comparaît pas à l'audience ou n'est pas préparée à poursuivre la procédure, la Section peut conclure qu'il y a eu désistement de sa part si elle juge que cette partie est en défaut (Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés, art. 168(1)). Dans le cas où le demandeur d'asile ne comparaît pas à l'audition de sa demande, la Section tiendra une audience spéciale en application de l'alinéa 58(2) b) des Règles pour décider s'il y a eu désistement de sa part.